Die Vorbereitung bei der Vergabe umfasst die Erstellung fundierter Leistungsbeschreibungen und -verzeichnisse für die unterschiedlichen Leistungsbereiche, die anschließend öffentlich ausgeschrieben werden. D.h. jedes Unternehmen, das sich für die Erbringung einer Leistung (bspw. Tiefbau, Hochbau, Oberleitungsbau, …) bewirbt, muss aus den Unterlagen ersehen können, was genau vom Auftraggeber erwartet wird. Nur so können verbindliche Angebote abgegeben und eingehalten werden.
In Phase 7 (Mitwirkung bei der Vergabe) ist die Ausschreibung selbst verortet, d.h. das Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten, einschließlich des Aufstellens eines Preisspiegels nach Teilleistungen, sowie die anschließenden Verhandlungen mit den Bietern und letztlich die Mitwirkung bei der Auftragserteilung.