Überführung von Daten in maschinenlesbare Form, bei off-line-Datenerfassung in einem zusätzlichen Arbeitsgang vor Eingabe und Verarbeitung, bei on-line-Datenerfassung fällt die D. mit der Eingabe zusammen, wie typischerweise bei der »Dialogverarbeitung. Zusätzlich wird unterschieden zwischen zentraler D. (an einer Stelle zentralisiert; die D. erfolgt nicht an der Stelle, wo die Daten entstehen oder für die Verwaltung erstmals verfügbar sind, sondern z. B. im Rechenzentrum) und dezentraler D.: Erfassung der Daten am Ort der Entstehung bzw. erstmaligen Verfügbarkeit, z. B. durch den Sachbearbeiter bei »Dialogverarbeitung.