Bei einer Volltextsuche wird nicht nur nach vorselektierten Stichwörtern oder Beschreibungstexten in einem entsprechend präparierten Index gesucht, sondern nach jedem beliebigen Wort im vollständigen Dokument. Entsprechende DMS -Software legt gegebenenfalls auch einen Index an, in dem jedes Wort vorkommt, das in dem gespeicherten Text verwendet wird. Andere Dokumentenmanager bieten statt einer Volltext-Indizierung nur einen Index mit Stichwörtern an.