§257 HGB in Verbindung mit §147 AO definiert die Fristen für die Aufbewahrung von Belegen für Kaufleute. Demnach müssen Bücher und Aufzeichnungen wie z.B. Inventar, Bilanz, bilanzerläuternde Unterlagen und Organisationsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege sowie Unterlagen für die Bemessung der Steuern müssen hingegen nur sechs Jahre verwahrt werden. Im Falle eines Rechtsstreites (z.B. Verzug) müssen nämlich die aufbewahrten Unterlagen als Beweismittel herangezogen werden können.