Jeder Beschluss der HV ist durch eine über die Verhandlung gerichtlich oder notariell aufgenommene Niederschrift zu beurkunden. Das Verzeichnis der Teilnehmer an der HV sowie die Belege über die ordnungsgemäße Einberufung müssen der Niederschrift ebenfalls beigefügt werden. Der Vorstand der AG hat unverzüglich nach der HV eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Niederschrift mit ihren Anlagen zum Handelsregister bei dem für die AG zuständigen Amtsgericht einzureichen.